Tasnim.miu.ac.ir
Human Resources Development Centre
اخبار > ضرورت تقویت حافظه سازمانی

صفحه اصلی > آرشیو 


  چاپ        ارسال به دوست

ضرورت تقویت حافظه سازمانی

 

 

كساني كه نمي توانند گذشته را به ياد آورند محكوم به تكرار آن هستندجورج سانتايانا
مـــــارك آكرمن از دانشگاه كاليفرنيا مي گويد: فناوري اطلاعات سازمانها را قادر ساخته تا كوهي از اطلاعات را توليد و نگهداري كنند.
بسياري از سازمانها از عرضه بيش از حـــد اطلاعات رنج مي برند. يا اينكه مي داننــــد اطلاعات موردنظر را دارند اما نمي توانند آنها را پيدا كنند. ايجاد و بهبود حافظه سازماني، يكي از شيوه هاي مديريت منابع فكري و فرهيخته استسازمانها بايستي راجع به تلاشهاي گذشته و شرايط محيطي خود دانشي را در حافظه نگهداري كنند. وقتي سازمان مطلبي را مي آموزد، از آن پس بايستي نتيجه آن مطلب دردسترس باشد.

ثبت و ضبط مطالب به صورت مكتوب تنها يك فرم از حافظه سازماني استآشكارترين محل در اين زمينه گنجينه هاي اطلاعاتي همچون كتابچه شركت، پايگاههاي داده، سيستم هاي نگهداري فايل ها و حتي داستانها و حكايتها نيز مي شود. علاوه بر اين، افراد نيز يكي ديگر از محلهاي اصلي نگهداري و حفظ دانش سازماني هستند.

فناوري اطلاعات به دو شيوه از حافظه سازماني پشتيباني مي كند.
يكي از طريق بازيابي دانش ثبت و ضبط شده و ديگري ازطريق دردسترس قراردادن افراد با دانش در سازمان.
همانگونه كه مي دانيم اقتصاد جديد مبتني بر كارهاي دانش محور بوده و ارابه اين اقتصاد، كاركنان با دانش هستند كه داراي تحصيلات رسمي و قوي بوده و آموخته اند كه چگونه ياد بگيرند و استمرار جدي يادگيري در طول زندگي، براي آنها به يك عادت رفتاري تبديل شده است.

اين فرد با دانش برخلاف ساير كاركنان و كارگران ساده و سنتي، يك كارشناس متخصص است. زيرا براي استفاده اثربخش تر، بايستي دانش را تخصصي كرددرنتيجه كاركنان با دانش برخلاف اسلاف خود، بايستي در گروهها و قالبهاي تيمي كاركرده و به صورت منظم و كاملاً عادي براي حل مسايل پيچيده گردهم آيند. براي يك كارمند با دانش، داشتن تخصص به تنهايي كافي نيست.
او همچنين بايستي مهارتهاي همكاري و همفكري با ساير كاركنان دانشي را داشته باشد. به عنوان مثال، او بايستي قادر باشد افرادي را كه فاقد آن دانش پايه اند درك كرده و البته خود او نيز بايستي از سوي آنها به خوبي درك شودهمچنين بايد به گونه اي عمل كند تا افرادي را كه احياناً ارزشها و بينشهاي متفاوتي دارند درك كرده و خود نيز براي آنهـــا قابل درك باشد. بهره وري تيم هاي دانش مدار، بستگي به توانايي آنها در ايجاد ارتباط و تعامل دوسويه با وجود موانعي از اين قبيل خواهد داشت. البته بايد اذعان كرد كه موسسات آموزشي و دانشگاهها ما را كمتر براي اين سطح از توان همكاري و همفكري با ديگران تربيت مي كند. همانگونه كه پيتر دراكر گفته است:بهره وري كارهاي دانش مدار (كه هنوز به طرز تأسف باري پايين است!)، چالش جدي جامعه دانش مدار است». (دراكر 1994)
سازمان دانش مدار سازماني است كه دارايي كليدي آن، دانش است.
مزيت رقابتي اين سازمانها از داشتن دانش و استفاده اثربخش از آن سرچشمه مي گيردحافظه سازماني اين دارايي كليدي را ازطريق گردآوري، ضبط، سازماندهي، توزيع، ترويج و استفاده مجدد از دانشي كه توسط كاركنان ايجاد شده، توسعه و تقويت مي كند.

دلايل منطقي و متعددي جهت پيگيري و ايجاد حافظه سازماني وجود دارد. چنانچه حافظه يك شخص شبيه حافظه سازمانهاي معمولي امروز بود، فكر مي كرديم او آدم بسيار احمقـــي بوده و يا از يك بيماري عصبي رنج مي برد.
سازمانها به صورت روتين آنچه را در گذشته انجام داده و دلايل انجام آن را فراموش مي كنند. قدرت يادگيري اين گونه سازمانها به شدت ضعيف و آسيب ديده است. و اين بدان خاطر است كــــه توانايي ارائه و نماياندن جنبه هاي حياتي و مهم دانسته هاي خود را ندارند.

حافظه سازماني، تنهـــا وسيله و ابزار جمع آوري و نگهداري دانش نيست بلكه وسيله اي براي به اشتراك گذاشتن دانش نيز محسوب مي شود.
چنانچه دانش موجود در سازمان به خوبي آشكارسازي و مديريت شود، خرد سازماني تقويت و تبديل به مبنايي براي انتقال دانش و يادگيري به ديگران خواهدشد. اين دانش را مي توان در اختيار افراد و تيم ها كه نياز به حافظه پروژه اي دارند، همچنين دراختيار سازمان به عنوان يك كليت كه نياز به حافظه درازمدت و بين تيمي دارد، قرار داد. «مك مستر» (1995) مي گويد: «ماهيت سازمانها و محيط رقابتي پيرامون آنها بيانگر اين است كه يادگيري سازماني و گردآوري دانش هم در كوتاه مدت و هم براي بقا در درازمدت عامل مهمــــي جهت سلامت و بالندگي آنها به شمار مي رود.

فوايد ناشي از داشتن سيستم حافظه سازماني، در كوتاه مدت نيز مهم و قابل توجه است. وقتي تيم درجريان فرايند حل مسئله اقدام به آشكارسازي افكار، ايده ها و روشهاي خود مي كند، از آن پس تيم هاي دانشي در هنگام تكرار پروژه و يا انجام كار به شكلي نو، ديگر با مشكلات كمتري روبرو خواهندبود. جلسات نيز بسيار اثربخش تر خواهدشد. هرچه آشكارسازي دانش در سازمان بيشتر شود، جديت و دقت افزايش يافته، همكاري و هماهنگي ها نيز بهبود مي يابد. افراد جديد با مرور منابع دانش پروژه، خيلي سريعتر با پروژه آشنا مي شوند. وقتي يكي از اعضاي تيم، تيم يا سازمان را ترك مي كند، حداقل بخشي از دانش غيررسمي او درميان گروه باقي خواهدماند.

موانع موجود براي عادي شدن حافظه سازماني
علي رغم فوايد آشكار حافظه سازماني، چالشهايي در زمينه ايجاد يك حافظه سازماني اثربخش وجود دارد: 1 - دانش سازماني غيررسمي مانند يك حيوان وحشي گريزپا به سختي قابل ثبت و ضبط شدن است. 2 - رويكرد معمولي و متعارف در زمينه حافظه سازماني يعني ثبت و نگهداري اسناد، نمي تواند شرايط و واقعيت مطلب را منعكس كند. 3 - به مرور زمان مرتبط بودن دانشو درنتيجه ارزش آن از دست مي رود.

دانش سازماني تنها در مغز افراد سازمان وجود ندارد، بلكــــه ماهيت پراكنده بودن آن به طور تلويحي بيانگر آن است كه در ساختارها و فرايندهايي كه تحقق و وجود خارجي دارند مانند خط مشي هـــا، مدارك، مستندات، فناوري ها، آرايش و نظم فيزيكي، روشها، نمادها و غيره نيز تجلي مي نمايد.

دانش سازماني از تجارب و آموخته هاي گذشته و عملكردهاي جاري سازمان شروع شده، رشد و تكامل يافته و به طور سيستماتيك بسياري از افكــــــار و اقدامات ما را جهت مي بخشد و به گونه اي ما را در مواجهه موثرتر با مســايل جديد و الزامات پيچيده آنها كمك مي كند. بدين ترتيب، ابعاد مهم و متعددي از فرايند حل مسئله را از ذهن خارج كرده، به دوش ساختارها و فراينـــــــدهاي بيروني مي اندازيم. اين گونه ساختارها و فرايندها به عنوان عوامل و اجزاي حافظه سازماني، باعث تسهيل فرايند حل مسئله و بهبود توانائيهاي شناختي فردي و جمعي خواهدشد.




٠٩:٢٧ - سه شنبه ٣ ارديبهشت ١٣٩٢    /    شماره : ٢٧٢٧٦    /    تعداد نمایش : ٧٣١



خروج




لیست سایت های مرتبط









 بازدید امروز : 67
 کل بازدید : 692713